Путевой лист оформление на месяц

Содержание

Составлением путевых листов решается ряд задач. Во-первых, представители Минтранса, ГИБДД, Росздравнадзора и Роструда могу проверить отметки о техническом состоянии автомобиля и медосмотре сотрудника, доказывающие, что машина исправна, а водитель прошел медосмотр и может ею управлять.

Правило для всех

Составлять документ нужно на каждое транспортное средство, которое занято в перевозке грузов, багажа или пассажиров (п. 9 приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152). Причем это правило распространяется не только на автотранспортные предприятия – профессиональных перевозчиков, но и на обычные организации, использующие автотранспорт для собственных нужд. Главный критерий – наличие пассажиров или груза.

Срок оформления

В 2023 году года действуют важные правила составления путевых листов. Если до 2023 года этот документ можно было оформлять на несколько поездок в разные рабочие дни или смены, то с 2023 года это законодательно запрещено. Запрет действует с 1 марта 2023 года.

В частности, в постановлении АС Поволжского округа от 30.11.2023 N Ф06-3408/2023 по делу N А55-30093/2014 судьи указали: само по себе отсутствие в путевых листах даты предрейсового медицинского осмотра водителя и расшифровок подписей диспетчера (механика) на разрешение выезда транспортного средства не может являться достаточным основанием для исключения расходов из базы по налогу на прибыль и отказа в вычете по НДС при том, что представленные наряду с путевыми листами иные документы позволяют идентифицировать произведенные расходы применительно к конкретному автомобилю и целям его использования и свидетельствуют об их соответствии положениям ст. 169, 171, 172, 252 НК РФ. Аналогичная правовая позиция изложена в следующих судебных актах:

Кроме того, путевой лист представляет собой документ, служащий для учета и контроля работы транспортного средства, водителя (п. 14 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта», далее — УАТ). Часть 2 ст. 6 УАТ запрещает перевозить пассажиров и грузы без оформления путевого листа на транспортное средство.

Периодичность составления путевых листов

Путевой лист является первичным документом для учета использования ГСМ, который не только обосновывает расходы на ГСМ, но и в целом подтверждает экономическую обоснованность и производственную направленность затрат, связанных с использованием автотранспорта. Для целей налогообложения путевой лист является одним из документов, который подтверждает расходы перевозчика на приобретение ГСМ (письма Минфина России от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354, от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161, от 23.09.2013 N 03-03-06/1/39406).

Путевой лист — это документ, с помощью которого организации и ИП контролируют работу водителей. Еще одно его назначение — подтверждение расходов на ГСМ для целей налогового учета. Какие обязательные реквизиты должен содержать путевой лист? Как правильно вносить в него записи? Для чего желательно указать в путевом листе время и длительность стоянок, маршрут движения и иные дополнительные сведения? На эти и другие вопросы отвечают эксперты программы «Путевые листы и ГСМ» компании СКБ Контур.

Какую форму использовать

При этом следует помнить, что путевой лист не является документом, который служит подтверждением реального рабочего времени водителя для целей расчета зарплаты и для урегулирования других взаимоотношений работника с работодателем. На это указано в Апелляционном определении Суда Ханты-Мансийского автономного округа — Югры от 30.01.18 по делу № 33-567/2023.

Необязательные сведения

Интерес к путевым листам могут проявлять не только налоговики, но и контролеры из трудовой инспекции. Поэтому, помимо прочего, ПЛ должен подтверждать, что водитель (водители при посменной работе) во время рейса соблюдал предписанные законодательством нормативы труда и отдыха. Для этого в разделе «Маршрут движения» или в отдельном приложении к путевому листу нужно указать время и длительность стоянок. Эти показатели должны соответствовать нормативам по пересменкам и перерывам для приема пищи и отдыха. Такие нормы содержатся в приказе Минтранса от 20.08.04 № 15 (см. « Перевозчики должны пересмотреть режим труда и отдыха своих водителей »). Соответствующие положения надо закрепить в коллективном договоре или соглашении, оформленном по правилам Трудового кодекса.

Вам будет интересно ==>  Пенсионер с большим стажем региональная компенсация в 2023 г г пермь

Эти реквизиты вместе с порядком оформления приведены в приказе Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152. Унифицированные формы имеют важное свойство — они полностью соответствуют требованиям, предъявляемым к обязательным реквизитам. Причем это соответствие сохранилось даже после обновления перечня (приказ Минтранса России от 18.01. 2023 № 17, вступивший в силу 26.02.2023, и приказ Минтранса от 07.11.2023 № 476, вступивший в действие с 15.12.2023).

Какой форме должен соответствовать бланк путевого листа на месяц

Госкомстат России утвердил перечень из 7 бланков путевых листов, адаптированных для легковых, грузовых машин, автобусов и т.д. Эти документы значительно различаются по способам компоновки данных, но всех их объединяет:

Как составить путевой лист на месяц

Однако бланки, утвержденные постановлением № 78, изначально рассчитаны на однократное использование в течение 1 рабочей смены. Исключением можно назвать формы № 3 и № 6 — их Госкомстат допускает оформлять и на более длительный срок. Но их структура также не оптимальна для указания месячного срока действия соответствующего листа.

С 2023 г. отметка о техосмотре тоже стала одним из обязательных реквизитов. Она проставляется перед началом каждого рейса. Ее должен вносить специально уполномоченный сотрудник либо сторонняя организации, имеющая соответствующую специализацию. Без данной отметки водитель не имеет права отправляться в рейс.

Как было: помимо требования заверять данные о медосмотре не только подписью, но и штампом, врач должен был вписывать свои имя и отчество полностью. Сокращение до инициалов не было разрешено.

Отметки о медосмотре

К таким реквизитам относятся маршруты поездок. Для налоговой путевой лист является документом, подтверждающим, что машина используется именно в служебных целях. Поэтому, хотя сведения о пунктах назначения и не входят в перечень обязательных реквизитов, налоговики настаивают на том, что в путевом листе нужно фиксировать подробный маршрут поездки. Важно указывать конкретные пункты назначения и быть готовым пояснять цели поездки в случае необходимости.

При использовании путевых листов с целью оформления поездок служебного транспорта следует создавать документы на каждый день. Однако законодательством разрешено формировать их и на более продолжительный срок — до 1 месяца. Соответственно, хозяйствующий субъект может выписывать путевки на любой период в пределах одного месяца — день, неделю, десять дней или целый месяц, но не более того.

Разрешено ли выдавать путевой лист на месяц?

Путевые листы на месяц или любой другой период оформляются сотрудником, который имеет такую трудовую обязанность в соответствии с приказом руководителя. Он не только формирует документ и передает его под роспись водителю, но также принимает предыдущий путевой лист.

Механизм формирования путевого листа на месяц

Бывают ситуации, когда сотрудника необходимо направить в длительную командировку на служебном транспорте, и тогда нужно путевой лист оформлять не на один день, а на продолжительный период. В нашей статье расскажем о том, как правильно сформировать документ и на что обратить особое внимание.

В новом порядке появился новый обязательный реквизит, а также уточнили правила заполнения отдельных реквизитов и порядок ведения журнала путевых листов. Путевой лист по-прежнему можно составлять в произвольной форме, но придется дополнить бланк новыми реквизитами.

Изменение 1 – новые правила оформления путевых листов

Кроме того, в новом приказе уточнили, что контроль технического состояния проводит должностное лицо, ответственное за техническое состояние и эксплуатацию транспортных средств. Сейчас это должен делать контролер технического состояния ТС.

Изменение 4 – новый порядок проставления отметки о прохождении технического контроля

Получается, что в 2023 году оформит путевой лист придется, даже если автомобиль будет без пассажиров. Но тут есть одна нестыковка. В статье 6 Закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ сказано, что путевые листы обязательны только при перевозке пассажиров и грузов. Получается, что положения нового приказа противоречат Закону от 08.11.2007 № 259-ФЗ. Пока Минтранс этот момент никак не комментирует.

Вам будет интересно ==>  Может Ли Юрлицо Оплатить Взносы На Капитальный Ремонт По Безналу

В обязательном порядке ставятся отметки медработника о прохождении медицинского предрейсового и послерейсового осмотров. По результатам предрейсового осмотра медработник делает запись «Прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен». А по результатам послерейсового — «Прошел послерейсовый медицинский осмотр».

Автотранспортные предприятия заполняют путевки ежедневно. Другие вправе делать это с той периодичностью, которая позволяет обосновать расходы на ГСМ, но не реже чем один раз в месяц. Если заполняется образец путевого листа легкового автомобиля на месяц, может потребоваться его редактирование.

Правила заполнения путевого листа легкового автомобиля

Унифицированный бланк путевого листа легкового автомобиля утвержден постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. С 26 февраля изменился перечень обязательных реквизитов: добавили строку «Прошел предрейсовый контроль технического состояния» и исключили печать организации.

– или до начала выполнения рейса, если длительность рейса водителя ТС превышает продолжительность смены (рабочего дня);
– или до начала первого рейса, если в течение смены (рабочего дня) водитель ТС совершает один или несколько рейсов.

Семинары и вебинары Аюдар Инфо

Сведения о сроке действия путевого листа включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один день – даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован.

Таким образом, действующая редакция Приказа Минтранса РФ No 152 разграничивает необходимость оформления путевого листа на рабочий день и на время выполнения рейса, если на перевозку необходимо затратить более одного рабочего дня. Данное обстоятельство можно расценить как основание для невозможности оформления путевого листа на один день или срок, не превышающий один месяц, как было предусмотрено документом ранее. Однако Минтранс успокоил, что это не так.

Ответственность за корректность оформления документов несет лично руководитель организации и уполномоченные лица, которые отвечают за эксплуатацию ТС. Те из них, кто ставит на бланке подпись, несут ответственность за достоверность данных, которые они заверили. Если при проверке представители ФНС выявят нарушения в заполнении путевого листа, они вправе исключить списанные по нему ГСМ из состава расходов в целях налогообложения прибыли. Тогда организации придется доплатить налог, уплатить штрафы и пени, назначенные проверяющими.

Документ заверяется подписью диспетчера, который его оформил, и руководителем организации. Печать ставят только те организации, которые ее используют по уставу. Форма готовится в одном экземпляре и выдается на руки водителю. После этого документ возвращается уполномоченному лицу под подпись, в этом случае он считается закрытым и поступает в бухгалтерию. С этого момента нужно выяснить, для чего нужны путевые листы.

Форма путевого листа в 2023 г.

В частности, как при выезде ТС из гаража, так и после его возвращения в гараж записи проверяют на соответствие показателей приборов в автомобиле, таким как датчик топлива, одометр и т. д. Техническое состояние ТС обязан завизировать уполномоченный сотрудник, например механик организации. Данные о предрейсовом медицинском осмотре обязательно заполняет медработник с указанием даты. Запись должна сообщать о том, что водитель «прошел предрейсовый медицинский осмотр и допущен к исполнению трудовых обязанностей». При необходимости ставится отметка о медосмотре после рейса.

Кроме того, можно добавлять в многодневный путевой лист (бланк выше) собственные реквизиты, которые необходимы организации. Но если вы пропустить хотя бы один обязательный реквизит «путевка» считается недействительной.

Как оформить путевой лист на месяц

Путевые листы на месяц разрешено оформлять только при командировках. В этом случае водитель самостоятельно записывает подробный маршрут с указанием соответствующих дат. Это следует из раздела 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 № 78.

Можно ли выписывать путевой лист на месяц

Заполнение путевого листа на месяц поручите сотруднику, которого назначит директор. Например, это может быть секретарь или диспетчер. Сотрудник оформляет документ и передает его под расписку водителю. При этом водитель обязан сдать предыдущую «путевку».

  • пробега ТС (и при выезде, и при въезде)
  • медосмотров водителя
  • технического контроля ТС
  • путевые листы на ТС регистрируются в журнале регистрации
  • хранению подлежат не менее 5 лет (75 лет для опасных производств)
Вам будет интересно ==>  Стандартные вычеты по ндфл в 2023 году на себя

Путевые листы обязательны к использованию, потому что они являются подтверждением для того, что водитель использует ТС в целях профессиональной деятельности на законных основаниях и фактическое документально подтвержденное признание расходов для цели налогообложения. На каждый вид ТС предусмотрены разные формы путевого листа. Даже при том условии, что организации и ИП вправе разработать свою форму путевого листа (кроме транспортных компаний), порядок его ведения и требования к оформлению остается в соответствии с законами о путевых листах. Так, можно выделить такие формы путевых листов:

Основание для оформления путевого листа

Приказом Минтранса №152 отражаются реквизиты, которые обязательны к заполнению, т.е. должны присутствовать на самостоятельно разработанных путевых листах. Так, в листе должны быть отражены такие реквизиты:

2) государственный регистрационный номер транспортного средства, а в случае если транспортное средство используется с прицепом (полуприцепом), его регистрационный номер, и/или инвентарный номер (для троллейбусов и трамваев);

Приказ Министерства транспорта РФ от 11 сентября 2023 г. № 368 “Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов”

7. На путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом или городским наземным электрическим транспортом.

I. Обязательные реквизиты путевого листа

Журнал ведется на бумажном носителе, страницы которого должны быть прошнурованы, пронумерованы, и (или) на электронном носителе. При ведении журнала в электронной форме предусматривается обязательная возможность печати страниц журнала на бумажном носителе.

4) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства (если обязательность его проведения предусмотрена законодательством Российской Федерации);

Оформление путевого листа на каждое транспортное средство

С 1 января 2023 года появится новый вариант ведения журнала путевых листов — в электронном виде. При этом сведения, внесенные в журнал, должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью.

Ведение журнала путевых листов в электронном виде

В данном пункте произошло довольно существенное изменение формулировки. Ранее в нем говорилось о том, что путевые листы требуются только в случае перевозок грузов, пассажиров и багажа. Новая редакция говорит о том, что путевые листы требуются на все транспортные средства юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. То есть может показаться, что путевые листы становятся обязательными для всех автомобилей, в том числе и для тех, которые не используются для перевозок (например, легковых).

Согласно п. 11 Приказа Минтранса от 28.11.2008 № 152 при использовании автотранспорта несколькими сотрудниками посменно путевые листы формируются на каждого водителя по отдельности. При этом допускается, чтобы документы использовались в течение одного месяца.

Разрешено ли выдавать путевой лист на месяц?

При использовании путевых листов с целью оформления поездок служебного транспорта следует создавать документы на каждый день. Однако законодательством разрешено формировать их и на более продолжительный срок — до 1 месяца. Соответственно, хозяйствующий субъект может выписывать путевки на любой период в пределах одного месяца — день, неделю, десять дней или целый месяц, но не более того.

Механизм формирования путевого листа на месяц

Бланк путевого листа на месяц предприятиям следует создать самостоятельно и утвердить его в учетной политике. В документ должны быть включены такие обязательные реквизиты:

  1. номер листа и его наименование. Нумерация путевых листов ведется в хронологическом порядке, начиная с 1 января каждого календарного года. В качестве наименования необходимо указать, на какой именно вид транспортного средства оформляется документ (легковой или грузовой автомобиль, кран, трактор и т.д.);
  2. период действия путевого листа. Если путевой лист оформляется на период больше одного дня, в том числе и на месяц, то необходимо указать начальную и конечную дату действия документа;
  3. информация о владельце автомобиля, в том числе если он является юридическим лицом — наименование, адрес, телефон, ОГРН, если ИП — ФИО, адрес, телефон, ОГРНИП;
  4. информация о транспортном средстве — тип и модель транспортного средства, использование с прицепом или без, государственный номер, показания километража, а также дата и время при выезде и заезде;
  5. данные водителя — ФИО, сведения о проведенном медосмотре сотрудника.
Adblock
detector