Сколько хранить чеки гсм авансовый отчет
Содержание
ВНИМАНИЕ! С 30.11.2023 правила выдачи подотчета упростили. Теперь в заявлении на выдачу денег под отчет не обязательно указывать сумму аванса и срок, на который выдают подотчетные суммы. Требование о представлении авансового отчета в трехдневный срок исключили. Также работодателям разрешили оформлять один приказ на несколько выдач наличных денег одному или нескольким работникам. В этом случае нужно указать фамилию, сумму и срок, на который выдают деньги, по каждому работнику.
В каких документах установлены сроки хранения авансовых отчетов?
В соответствии с п. 4 ст. 283 НК РФ отчеты нужно хранить на протяжении всего периода, пока соответствующие расходы снижают налоговую базу. Таковой может составлять до 10 лет, следующих за тем периодом, в котором зафиксирован соответствующий убыток (п. 2 ст. 283 НК РФ), в данном случае связанный с расходованием денежных средств наемным сотрудником.
Статья 283 НК РФ: хранить отчет требуется 10 лет
Авансовый отчет относится к документам, которые подтверждают расходы фирмы. Данные отчеты предоставляются наемными сотрудниками работодателям в подтверждение того, что подотчетные денежные средства израсходованы по назначению. Компания-работодатель, в свою очередь, может задействовать авансовые отчеты и документы, прилагающиеся к ним, с целью уменьшения налогооблагаемой базы.
Совсем иная ситуация, когда организация выступает не продавцом, а покупателем — приобретая что-то для своих нужд и получив чек об оплате, выпущенный онлайн-кассой поставщика. В этом случае покупатель хранит чек в качестве первичного документа, подтверждающего совершение операции, в течение 5 лет после окончания отчетного года.
С введением онлайн касс у продавца нет необходимости сохранять бумажные чеки, однако он обязан хранить ФН (фискальный накопитель) в течение 5 лет с момента, когда закончено его использование (п. 2 ст. 5 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники…»).
Что грозит нарушение сроков хранения кассовых документов
Из перечисленного выше списка непосредственно к кассовым документам относят лишь приходные и расходные кассовые ордера (п. 4.1 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Другие документы кассовыми по закону не являются, однако все же используются при оформлении кассовых операций.
Авансовый отчет – это документ, который подотчетный сотрудник предоставляет в бухгалтерский отдел в течение трех дней с момента возвращения из командировки либо со дня, обозначенного в приказе крайним для совершения трат на нужды организации. Такой отчет составляется после совершения этих трат и подкрепляется накладными, товарно-кассовыми чеками и прочими документами, позволяющими обосновать понесенные сотрудником расходы.
Заполнение авансового отчета
Окончательный расчет с подотчетным лицом предполагает либо возврат средств в бюджет организации, либо компенсацию перерасхода сотруднику. Срок, в течение которого необходимо провести эти манипуляции, как правило, утверждается в приказе с подписью руководителя организации.
Проверка и утверждение авансового отчета в бухгалтерии
Документы, связанные с хозяйственной деятельностью организаций, могут быть налоговыми или бухгалтерскими. Налоговые необходимы для верного исчисления налогов и взносов в государственный бюджет. Бухгалтерские требуются для дополнения налоговых документов, а также при ведении учета кадров, контроля затрат и в иных аспектах деятельности компании.
В бланке отчета должны быть отведены места для заполнения работником и бухгалтером. Документ имеет лицевую и оборотную стороны. Сначала работник заполняет на лицевой стороне предназначенную для него часть, в которой указывает сведения о себе, цели полученного аванса. Затем на оборотной стороне он перечисляет все оправдательные документы с указанием их названий, номеров, дат, сумм (по каждому отдельно). Подсчитывается и указывается итог. Документы прикладываются к отчету. Для удобства работы их можно пронумеровать в соответствии с порядковым номером, присвоенным в авансовом отчете.
Проверенный и подписанный бухгалтером и главным бухгалтером отчет передается для утверждения руководителю или уполномоченному лицу. Своей подписью директор дает согласие считать обоснованными произведенные затраты.
Сроки предоставления в бухгалтерию авансового отчета подотчетным лицом
- по форме — правильность заполнения всех необходимых строк, наличие указанных документов, полноценность их оформления, корректный перенос данных из оригиналов в отчет, соответствие сумм, наличие подписей;
- по содержанию — целевое назначение произведенных расходов, достоверность документов, соответствие указанных дат тому времени, на которое выдан аванс;
- по арифметическому подсчету — проверяется итоговая сумма в отчете, которая должна подлежать погашению в данном подотчете.
Возможна и такая ситуация, когда нужно срочно купить расходные материалы (например, чековую ленту для ККТ или картридж для принтера) или оплатить выполненную работу (к примеру, ремонт служебного автомобиля), а наличных денег в кассе нет. Тогда сотрудник вынужден тратить личные деньги. После того как он представит авансовый отчет и подтверждающие документы, организация возместит ему понесенные расходы.
Допустим, подотчетное лицо купило от своего имени товар в магазине, что подтверждается кассовым и товарным чеками, и затем передало его организации. Такая операция может быть расценена как продажа работником товара организации. Значит, у данного сотрудника возникнет обязанность подать в налоговый орган по месту учета налоговую декларацию по форме 3-НДФЛ. Ведь при продаже имущества, принадлежащего физическому лицу на праве собственности, исчисление и уплату НДФЛ он производит самостоятельно (пп. 2 п. 1 и п. 3 ст. 228 НК РФ).
Вместе с тем у подотчетного лица имеются документы, подтверждающие расходы на приобретение товара. Величина этих расходов совпадет с суммой возмещения, полученной от организации. То есть финансовый результат от данной операции будет равен нулю, и дополнительной налоговой нагрузки у работника не возникнет.
Еще одна типичная ситуация. Все документы, подтверждающие приобретение, оформлены на компанию. Работник представил в бухгалтерию авансовый отчет, но задолженность перед ним работодатель погасил лишь через месяц. В этом случае работник признается кредитором организации, поскольку он фактически предоставил ей деньги взаймы. Поэтому организации дополнительно придется оформлять договор займа.
Чтобы не допускать подобных ситуаций, следует, во-первых, прописать в приказе об утверждении списка подотчетных лиц, что в исключительных случаях сотрудникам разрешается использовать личные деньги на покупку товаров, работ или услуг для организации. Израсходованные на эти цели средства компенсируются им из кассы предприятия непосредственно в день представления авансового отчета и оправдательных документов.
Во-вторых, нужно выдавать работникам, которым приходится тратить личные деньги на покупки для компании, хотя бы небольшие суммы под отчет. Тогда, даже если сотрудник выйдет за рамки полученного аванса, у организации лишь возникнет задолженность перед ним. Но ее нельзя будет квалифицировать как заем, предоставленный работником.
Подотчетные лица, отчитывающиеся в бухгалтерию, обычно прикладывают кассовый и товарный чеки для авансового отчета, хотя при наличии фискального (кассового) товарный необязателен. А разрешено ли принять авансовый отчет, если работник предоставил только товарный?
Кассовый чек
Вместо ФКЧ продавец вправе выдавать специализированные БСО. Платежная квитанция без кассового чека к авансовому отчету принимается на общих основаниях. Требования к реквизитам бланка строгой отчетности те же, они закреплены в п. 6.1 ст. 4.7 Федерального закона №54-ФЗ.
Какими документами нельзя подтвердить расходы
В п. 6.3 указания ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014 сказано, что подотчетные лица обязаны сдавать авансовые отчеты вместе с подтверждающей документацией, но какой чек нужен для отчета в бухгалтерию, в указаниях Центробанка не сказано. По сути, это любой финансовый формуляр, подтверждающий расходы и содержащий обязательные реквизиты бухгалтерской первички. В противном случае бланк нельзя принять к бухучету.
Однако путь следования автомобиля, а также адрес в маршруте не названы среди обязательных реквизитов. Поэтому признать стоимости ГСМ в расходах можно, даже если не вписать такие данные в путевой лист. Но не исключено, что такую позицию придется отстаивать в суде. А заранее предугадать, на чью сторону встанут судьи, сложно.
В течение трех рабочих дней со дня окончания срока, на который были выданы подотчетные суммы, сотрудник обязан отчитаться о расходах (п. 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Для этого он должен сдать в бухгалтерию авансовый отчет либо по унифицированной форме АО-1, либо по той, что организация разработала самостоятельно. К авансовому отчету должны быть приложены кассовые чеки с указанием количества, марок и стоимости ГСМ, даты покупок и т. п.
Бухучет: приобретение ГСМ
Форму путевого листа решили разработать самостоятельно? Тогда проверьте, чтобы в ней были все обязательные реквизиты, предусмотренные разделом II приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152. В частности, это номер путевого листа в хронологическом порядке, данные о сроке его действия, сведения о водителе, данные о транспортном средстве и другие. Можно предусмотреть и дополнительные реквизиты, учитывающие особенности деятельности организации.
Основным документом, на основании которого определяется расход и списание горюче-смазочных материалов, является путевой лист, типовая форма которого утверждена постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78. Типовые межотраслевые формы применяются для учета работ в автомобильном транспорте, то есть специализированными автотранспортными предприятиями. При этом приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 утверждены Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов.
Однако во избежание возможных налоговых рисков и претензий со стороны контролирующих органов при проверке рекомендуем организации обеспечить эффективность системы внутреннего контроля за своевременностью предоставления подотчетными лица авансовых отчетов (например, на конец каждого отчетного периода).
В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ расходы, уменьшающие налоговую базу по налогу на прибыль, должны быть экономически обоснованы, документально подтверждены и связаны с деятельностью, направленной на получение доходов.
- Ставка НДС — ставка НДС, указанная в чеке ККТ.
- Флажок СФ не устанавливайте.
- Реквизиты счета-фактуры не заполняйте, т. к. счет-фактура не выдается при розничной продаже.
- Получатель — сотрудник, которому выдаются денежные средства под отчет, совпадает с полем Выдано (ФИО) .
- Статья расходов — Выдача подотчетных сумм , выберите из справочника Статьи движения денежных средств.
- Вид движения — Оплата товаров, работ, услуг, сырья и иных оборотных активов.
- Основание — нужды, на которые выдается подотчетная сумма— на приобретение ГСМ.
- Приложение — данные распорядительного документа или заявления сотрудника на выдачу денежных средств.
Проводки по документу
15 марта Степанов С.С. получил из кассы организации денежные средства на приобретение ГСМ в размере 4 200 руб. 20 марта Степанов С.С. представил авансовый отчет, в соответствии с которым он осуществил заправку автомобиля Ford Mondeo бензином АИ-92 в размере 100 л. на сумму 4 200 руб. (в т. ч. НДС 20%). Кассовый чек с выделенным НДС, подтверждающий расходы на ГСМ приложен к авансовому отчету.
Но есть и еще одно положение. Если производственный недостаток товара обнаружен по истечении двух лет, и он является существенным, потребитель вправе обратиться с требованием о его безвозмездном устранении в течение установленного на товар срока службы
Хранение чека и гарантийного талона упрощает процедуру обращения с претензией по поводу выявленных недостатков товара, однако их наличие или отсутствие не может являться основанием для отказа в удовлетворении претензии (п. 5 ст. 18 Закона о защите прав потребителей).
Как хранить слипы по эквайрингу
Почему я указала срок службы товара, а не гарантийный срок в качестве срока хранения чека? Все дело в том, что предъявить требования в отношении недостатков товара потребитель вправе и за пределами установленного гарантийного срока (ст. 19 Закона о защите прав потребителей).
- Когда выходной или (и) предпраздничный день и организация не действует, отчётность не снимается.
- Если в определённый рабочий день торговые операции не совершались, отчётность формируется даже с нулевыми показателями. Кассир-операционист в журнале ставит прочерки за весь день. В кассовую книгу записи не производит.
Нужно ли снимать и хранить Z-отчет по онлайн-кассам
Онлайн-кассы ККТ ККМ Раскрыть список рубрик Подпишитесь на специальную бесплатную еженедельную рассылку, чтобы быть в курсе всех изменений в бухгалтерском учете: Присоединяйтесь к нам в соц. сетях: НДС, страховые взносы, УСН 6%, УСН 15%, ЕНВД, НДФЛ, пени Отправляем письма с главными обсуждениями недели > > 22 мая 2023 Z-отчет онлайн-касса не формирует.
Нужен ли z-отчет при использовании онлайн-кассы?
Если у кассовых документов истек срок хранения, их нужно уничтожить. Необходимо не только избавиться от документов, но и правильно это оформить. Для этого составляется акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению». Его подписывает экспертная комиссия, состав которой должен утвердить руководитель организации.
21 мая 2021 semeiadvo 1425