Сроки хранения документов в организации в 2023 году таблица скачать
Содержание
Хранить документы можно больше положенного срока. При этом контролирующие органы не вправе требовать предъявления документов, у которых истёк срок хранения. Однако, хранение документов меньше положенного срока является нарушением и влечёт за собой наказание в виде штрафа или дисквалификации.
Таблица с новыми сроками хранения
- на должностное лицо в размере от 5000 до 10 000 рублей при первом нарушении, от 10 000 до 20 000 рублей при повторном нарушении (ст. 15.11 КоАП РФ);
- на организацию в размере 10 000 рублей при первом нарушении, 20 000 рублей при нарушении в течение более одного налогового периода (ст. 120 НК РФ).
Нарушения и штрафы
Онлайн-сервис «Астрал.ЭДО» отвечает всем требованиям ведения электронного документооборота. Разработано несколько вариантов СЭД гибко адаптируемых под нужды пользователя. «Астрал.ЭДО» разработан для тех, кто не хочет устанавливать дополнительно ПО, а хочет как можно скорее приступить к работе. АО «Калуга Астрал» обеспечивает роуминг с 20 операторами ЭДО.
Согласно ст. 17 закона «Об архивном деле» № 125-ФЗ от 22.10.2004, сохранность архивных документов должна обеспечиваться в течение сроков, установленных законами и иными нормативными актами, а также перечнями типовых документов, утверждаемыми Росархивом и различными федеральными ведомствами.
Похожие публикации
Ведение кадровой документации обязательно для всех работодателей, включая ИП. Лишь микропредприятия вправе отказаться от составления некоторых локальных актов при условии, что регулируемые ими вопросы будут включены в трудовые договоры с работниками (ст. 309.2 ТК РФ). Но в остальном кадровый документооборот одинаков для всех.
Кадры: сроки хранения документов 2023 — таблица
Новые сроки хранения документов в архиве применяются независимо от организационно-правовой формы компании, распространяются они и на ИП. Обеспечивать сохранность документации субъекты могут собственными силами, либо при помощи специализированной архивной организации, что особенно актуально при больших объемах документов.
Номенклатура дел в организациях позволяет систематизировать все накопившиеся в процессе работы дела. При ее составлении необходимо руководствоваться различными нормативными актами. Рассмотрим, что включает в себя номенклатура дел на 2023 год с новыми сроками хранения.
Законодательное регулирование
При этом в папку вшиваются только оригиналы исполненных и оформленных бланков, которые изданы в одном календарном годовом периоде. Бумаги подшиваются по номерам и в хронологическом порядке. Когда в деле накапливается 250 листов или его толщина превышает 4 см, создается второй том. Период содержания номенклатуры дел в организации (а затем в архиве) — 75 лет, поскольку она является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения.
Периоды содержания документации по НД
Номенклатура дел (НД) утверждается еще на начальном этапе функционирования предприятия руководителем после проверки ЭПК. Аббревиатура ЭПК в номенклатуре дел — это экспертно-проверочная комиссия; с ней согласовывается сформированный документ. Когда НД утверждена, приказом руководителя назначается сотрудник, ответственный за формирование и содержание дел. Все его функциональные обязанности оговариваются в должностной инструкции. Чаще всего номенклатура дел отдела кадров на 2023 год (с новыми сроками хранения) ведется специалистом кадрового отдела.
В государственных и муниципальных организациях документацию комплектуют в установленном порядке для передачи в архив. А вот в коммерческих — все не так просто. Ответить на вопрос, как определяются сроки хранения персональных данных и других сведений и документов, помогут ЛНА организации. Они составляются на основе существующих НПА и сложившейся практики делопроизводства.
Но не стоит забывать, что перечисленные нормативные акты носят рекомендательный характер, конкретные сроки хранения документов и номенклатура дел на 2023 год определяются внутренними документами организации.
Следите за изменениями бесплатно
Государственная дума приняла во втором чтении законопроект №759112-7 с поправками к КоАП РФ об ужесточении санкций за неправильное хранение архивной документации. Автором инициативы выступил Госсовет Республики Татарстан. Штрафы вырастут для должностных и юридических лиц.
Наибольшее практическое значение, конечно, имеет изменение сроков. Их необходимо соблюдать вне зависимости от принадлежности организации государству, муниципалитету или частному лицу и выбранной собственником организационно-правовой формы.
Приказ ФАА имеет и более фундаментальное значение. По сути же вводится новая номенклатура делопроизводства, так как устанавливаются типовые формы основных документов, образующихся в ходе предпринимательской и иной деятельности, подлежащих хранению. Это бланки, которые надлежит использовать при осуществлении однотипных управленческих и хозяйственных функций.
Основные изменения
Этим приказом утверждены новые сроки хранения первичных документов и документов, образующихся в процессе деятельности организации, а также отменен приказ Минкультуры России №558 от 25.08.2010г., вводивший старый перечень сроков хранения.
- организации – источники комплектования государственных (муниципальных) архивов по истечении сроков временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в архиве организации передают их на постоянное хранение в соответствующий государственный (муниципальный) архив в соответствии с Правилами № 19;
- государственные и негосударственные организации, не являющиеся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, могут передавать документы Архивного фонда Российской Федерации, образовавшиеся в их деятельности, в государственные (муниципальные) архивы на основании договоров.
2. Организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.
Сроки хранения бухгалтерских документов – таблица
1. Государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района и городского округа обязаны создавать архивы[3] для хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.
Заметим, что документы в «электроне» никогда и ни у кого не теряются! Удобное и бессрочное хранение электронных документов, получаемых и отправляемых при взаимодействии с контролирующими органами, обеспечивает программа «Онлайн-Спринтер». Вся попадающая сюда документация изначально распределяется по папкам: ФНС, ПФР, ФСС, Росстат и так далее. Но пользователь «Онлайн-Спринтера» может структурировать электронное хранилище при помощи фильтров, создавая другие папки и «раскладывая» в них документы с учётом особенностей делопроизводства компании.
В этом году начали действовать обязательные минимальные сроки хранения документов в соответствии с Приказом Росархива № 236, вступившим в силу 18 февраля 2023 года. Новые нормы распространяются на документацию, вышедшую из оборота, в том числе в период, предшествующий этой дате. В таблице представлены некоторые из деловых бумаг с измененными сроками хранения.
Также вне всяких сроков хранятся электронные документы, которыми пользователь обменивается с контрагентами. Такую документацию надёжно содержит у себя в «облаке» программа «Такском-Файлер». Пользователь всегда может скачать из неё нужный ему документ на свой компьютер.
Каждый бухгалтер составил по своему участку перечень дел с бухгалтерской документацией, а главбух систематизировал всю информацию в единой таблице, одну из граф которой посвятил нормативным срокам хранения документов, взятым из перечня.
Разбираемся со сроками на примере
Учитывая, что фирма еще не отмечала 5-летний юбилей со дня начала работы, ни один из представленных в таблице документов уничтожать нельзя. Для освобождения захламленных бумагами помещений бухгалтерии выделили специальный кабинет, где и разместили ожидающие истечения срока хранения документы.
Таблица «Сроки хранения бухгалтерских документов в организации»
Срок хранения бухгалтерских документов, указанный в ст. 29 закона № 402-ФЗ, касается в том числе учетной политики и стандартов фирмы, включая документы, существующие в электронной форме. Последние также нельзя уничтожать в течение 5-летнего периода. Отсчет срока хранения начинается с года, следующего за годом их последнего использования (п. 2 ст. 29 закона № 402-ФЗ).
Приказом Росархива № 236 от 20.12.2023 утвержден перечень бумаг, которые формируются в процессе работы организаций вне зависимости от форм собственности. Список дифференцирует их по общим для всех учреждений типам, определяет сроки и условия хранения документов в организации. Некоторые теперь хранятся дольше (к примеру, график отпусков), по ряду период, наоборот, сокращен (кадровые сведения с дисциплинарными взысканиями). Для некоторых документов определен особый срок.
Изменение сроков хранения с 2023 года
- срок хранения бумаг считают с 01.01 года, следующего за тем, в котором они закончены в делопроизводстве;
- обязанность соблюдать сроки любыми учреждениями, независимо от форм собственности, организационно-правовых форм;
- обязанность уничтожить бумаги по истечении периода (1-75 лет), до истечения уничтожать запрещено;
- возможность продлить срок в процессе проведения экспертизы ценности, но не сократить.
Где хранить
402-ФЗ (ч. 3 ст. 29) обязывает соблюдать и создать безопасные условия для содержания в бухгалтерии. Действующее законодательство не определяет конкретные места содержания в организации, поэтому в процесс включены разные подразделения. Учреждения вправе, но не обязаны (п. 2 ст. 13 ФЗ № 125-ФЗ от 22.10.2004) организовать архив. Установлены различные виды хранения документов: организации принимают бумаги Архивного фонда РФ (ст. 5 ФЗ № 125-ФЗ), по личному составу и с временными сроками более 10 лет. Бумаги со сроками менее 10 лет находятся в подразделениях организаций, а по истечении срока их уничтожают (по факту получения результатов экспертизы ценности). До ее окончания уничтожать бумаги запрещено.
Документы, которые образуются в процессе деятельности предприятия или государственного органа по закону необходимо хранить определенный срок. Это делается в целях обеспечения сохранности информации как в целях проверки, так и в целях установления фактов о деятельности организации и персонала (например, для подтверждения стажа).
Правовая основа
Этим приказом утверждены новые сроки хранения первичных документов и документов, образующихся в процессе деятельности организации, а также отменен приказ Минкультуры России №558 от 25.08.2010г., вводивший старый перечень сроков хранения.
Основные изменения
Введены и новые сроки хранения бухгалтерских документов в 2023-2023 годах. При их применении и определении на практике следует учесть, что необходимо руководствоваться также законодательством о бухучете (ФЗ-402 от 06.12.2011г.) и Налоговым кодексом РФ, имеющим преимущество над распорядительными актами министерств и ведомств.
Если экспертной комиссии в организации нет, согласование проводится в порядке, общем для всех локальных нормативных актов. К номенклатуре дел оформляется стандартный лист согласования на бумаге или в СЭД.
Налоговый учет и отчетность: срок хранения документов
Несмотря на то, что по правилам архивного дела сводная номенклатура составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений, на практике чаще всего все происходит наоборот: отдел делопроизводства составляет сводную номенклатуру, после чего распространяет по отделам относящиеся к ним разделы. Как бы то ни было, в каждом подразделении должна оказаться его номенклатура дел (см. Пример 3). Она подписывается начальником подразделения.
Справочная таблица с новыми сроками хранения документов налогового учета. Таблица 2
Приказ Росархива № 236 от 20.12.2023 ввел новые сроки хранения для большинства управленческих, кадровых, бухгалтерских, налоговых и прочих документов с 18.02.2023 г. Ранее действовавший приказ Минкультуры № 558 от 25.08.2010 утратил силу и больше не применяется. Также некоторые сроки хранения документации установлены Налоговым кодексом РФ, законом о бухучете № 402 от 06.12.2011 и иными нормативными документами.
В НК РФ внесены поправки, которые изменяют требования к хранению данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов. Соответствующие нормы содержит официально опубликованный Федеральный закон от 17.02.2023 № 6-ФЗ.
Напомним, по действующим нормам статьи 23 НК РФ налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов. Это же требование относится к документам, подтверждающим получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.
С 18 февраля 2023 года вступает в силу приказ Федерального архивного агентства, утверждающий новые сроки хранения документов в 2023-2023 годах. В статье приведем обзор наиболее значимых изменений, вносимых этим распорядительным актом.
Правовая основа
Документы, которые образуются в процессе деятельности предприятия или государственного органа по закону необходимо хранить определенный срок. Это делается в целях обеспечения сохранности информации как в целях проверки, так и в целях установления фактов о деятельности организации и персонала (например, для подтверждения стажа).
Основные изменения
- новые сроки хранения документов различных видов: кадровых, бухгалтерских, в том числе, первичных;
- введение нового перечня типовых форм;
- значительное сокращение данного перечня по сравнению с ранее действовавшим до 657 бланков (Приказом Минкультуры №558 были утверждены 1003 формы). Такое глобальное сокращение позиций в Перечне произошло вследствие объединения различных видов переписки в один вид документации.
Кадровый ДОКУМЕНТООБОРОТ МИКРОПРЕДПРИЯТИЯ Трудовой кодекс дополнен новой главой 48.1, устанавливающей особенности регулирования труда лиц, работающих у работодателей – субъектов малого предпринимательства, входящих в категорию микропредприятий. C января 2023 г. «микромалыши» вправе будут организовать упрощенный кадровый документооборот. Смотри кадровый документооборот в таблице ниже.
Микропредприятия вправе сократить кадровое делопроизводство, а остальные организации обязаны вести кадровый документооборот в полном объеме. Какие кадровые документы обязательно оформлять, а какие пригодятся при определенных условиях, смотрите в таблице ниже.
Внимание! Опубликован новый перечень сроков хранения документов, которые образуются в процессе деятельности организаций. Приказ Росархива от 20.12.2023 N 236 действует с 18 февраля 2023. Прежний перечень, утвержденный Минкультуры, больше не применяется.
- Регистрационная документация.
- Бумаги, подтверждающие право на имущество предприятия.
- Протоколы об организованных собраниях учредителей.
- Бумаги о выпуске акций.
- Положения о подразделениях компании.
- Перечни аффилированных лиц.
- Заключения экспертов касательно какой-либо деятельности компании.
Сроки хранения бумаг указаны в ФЗ «О бухучете» от 6 декабря 2011 года №402, а также в приказе Минкультуры РФ от 25 августа 2010 года №558. Правила относятся к документам, которые можно разделить на две категории: находящиеся в постоянном использовании на протяжении отчетного года и подлежащие хранению на протяжении всего срока существования предприятия. К первой категории относятся следующие бумаги:
Какие документы подлежат хранению?
- Налоговые декларации, расчеты платежей по страховке – 5 лет. Если отсутствуют лицевые счета или ведомости по зарплате, этот срок увеличивается до 75 лет.
- Налоговые карточки, данные о доходах ФЛ – 5 лет. Если отсутствуют лицевые счета или ведомости по зарплате – 75 лет.
- Первичная документация, на основании которой ведется бухгалтерский учет (банковские бумаги, чеки), – 5 лет с условием регулярной ревизии.
- Переписка, касающаяся хозяйственных расходов предприятия, – год.
- Реестры данных о доходах ФЛ и лицевые карточки сотрудников – 75 лет.
- Свидетельства переоценки основных фондов, имущества – на протяжении всего срока деятельности организации.
- Бумаги, касающиеся продажи движимых объектов, – 10 лет.
- Акты о передаче прав на недвижимость – на протяжении всего срока работы предприятия.
