Путевой лист для служебного автомобиля директора
Содержание
Делать это должны и компании-перевозчики и организации, использующие транспорт для удовлетворения собственных потребностей (п. 9 приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152, ч. 2 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ). Встает вопрос, нужен ли путевой лист директору на служебный автомобиль ?
Общее правило
Таким образом, опираясь на законодательство и выводы судов, на вопрос: нужен ли путевой лист директору на служебную машину , можно ответить однозначно. Этот документ не нужен. Однако нужно понимать, что отсутствие путевого листа может повлечь за собой претензии налоговой инспекции, которая усомнится в экономической целесообразности и документальном подтверждении расходов на эксплуатацию автомобиля. Поэтому безопаснее эти документы оформлять.
Лучше составить
В целях оформления путевых листов нужно определиться с тем, кого законодательство считает пассажирами. Это любые физические лица, кроме водителя, находящиеся в транспортном средстве, а также лица, которые садятся в транспортное средство и выходят из него (п. 1.2 Правил дорожного движения). Таким образом, под пассажирами понимаются любые физ лица, за исключением водителя автомобиля.
Работник организации, занимающий должность заместителя директора, постоянно использует легковой автомобиль, принадлежащий на праве собственности юридическому лицу, для служебных поездок. В трудовом договоре заместителя руководителя не указано, что он в рамках своих должностных обязанностей должен управлять автомобилем. Транспортные услуги организация не оказывает, в штате водителя нет.
Трудовые отношения основаны на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции, под которой понимаются работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы (часть первая ст. 15 ТК РФ). Условие о трудовой функции является обязательным для включения в трудовой договор (часть вторая ст. 57 ТК РФ). Вместе с тем отсутствие в трудовом договоре (должностной инструкции) прямого упоминания об обязанности работника управлять транспортным средством, принадлежащим работодателю, не освобождает последнего от необходимости проводить предрейсовые медицинские осмотры и работника от прохождения таких осмотров, если исходя из фактических обстоятельств следует, что работник выполняет функции по управлению транспортным средством. Так, в постановлении от 19.12.2023 N 18-АД16-173 Верховный Суд РФ принял во внимание, что в обязанности работников, занимающих должность торгового представителя, входило в том числе посещение клиентов на вверенном маршруте в соответствии с маршрутным листом, а также то обстоятельство, что от лиц, претендующих на занятие указанной должности, требовалось наличие водительского удостоверения и стажа вождения не менее одного года. В результате суд пришел к выводу о том, что работники осуществляли функции водителей и, следовательно, подлежали предрейсовым медосмотрам. Анализ судебной практики показывает, что на вывод суда о распространении на работника и работодателя норм, регламентирующих проведение предрейсовых медицинских осмотров, могут повлиять и другие обстоятельства, а именно: наличие путевых листов, оформленных на работников, факт заключения работодателем в прошлом договоров с медицинскими организациями на проведение предрейсовых осмотров работников и т.д. (смотрите, например, решение Октябрьского районного суда г. Саратова Саратовской области от 22.12.2023 по делу N 12-309/2023).
Отметим, что путевой лист следует оформлять на каждый автомобиль, используемый хозяйствующим субъектом в служебных целях, на один день или срок, не превышающий одного месяца (пункты 9, 10 Порядка). Как буквально следует из указанной нормы значение в данном случае имеет цель использования автомобиля. Из вопроса видно, что заместитель директора использует указанный автомобиль в служебных целях, соответственно, организация обязана оформить путевой лист на автомобиль независимо от того, управляет ли заместитель указанным автомобилем по доверенности, либо на ином основании (например, приказ о закреплении служебного автомобиля за указанным работником). Иными словами, доверенность в рассматриваемой ситуации не может отменить обязанность работодателя по оформлению путевого листа. Кроме того, в указанной норме предусмотрен максимальный срок, на который может быть оформлен путевой лист. В то же время, предусматривая максимальный срок, законодательство при этом не предусматривает норм административной ответственности за оформление указанного путевого листа на более длительный срок. Единственным последствием несоблюдения требований к оформлению путевого листа, возможно, являются налоговые последствия в части признания правомерности уменьшения налогооблагаемой прибыли организации (п. 1 ст. 252 НК РФ)*(1).
Внимание! Согласно Письму Минфина РФ от 09.03.2023 г. № 03-04-05/13125 при оплате ГСМ на автомобиль, которым директор пользуется в личных целях, у него возникает доход в натуральной форме. С него необходимо исчислять и удерживать НДФЛ.
Для оформления путевого листа на директора можно использовать стандартные шаблоны документов либо разработать самостоятельные. Во втором случае нужно указывать обязательные реквизиты, установленные Приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 г. № 152.
Нужно ли выписывать путевой лист на директора
Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ для признания расходов в налоговом учете необходимо их документальное подтверждение и обоснование. Для этих целей как раз подходит путевой лист, согласно которому подтверждается факт использования транспорта в трудовых, а не личных целях (Письмо ФНС РФ от 22.11.2010 г. № ШС-37-3/15988@).
- сначала данные о техническом состоянии автомобиля на момент выезда: показания спидометра, удостоверяющие исправность машины подписи механика и водителя, марка и код используемого горючего;
- затем после возвращения подробно расписывается расход горючего (сюда вносит данные заправщик или техник по ГСМ): сколько было выдано по заправочному листу (в литрах), сколько было в баке при выезде из гаража и при приезде обратно, расход (нормированный и фактический), а также сведения об экономии или перерасходе;
- затем вписываются цифры со спидометра, и механик удостоверяет все это опять же своей подписью.
- водительское удостоверение (с нужным классом допуска);
- бумаги на автомобиль (если есть прицеп – он тоже должен быть зарегистрирован);
- сопроводительные документы на перевозимый товар (товарно-транспортные накладные и пр.);
- если требуется – специальное разрешение на транспортировку особых грузов;
- путевой лист.
Роль документа
Поскольку путевой лист относится к первичным бухгалтерским документам, его применение обязательно. Если организация пренебрегает заполнением этого документа, в случае выездной налоговой проверки она может быть подвергнута административному наказанию в виде штрафа.
Обязанность проводить предрейсовый контроль технического состояния транспортного средства и проставлять об этом отметку в путевом листе, распространяется на организации занимающиеся коммерческими перевозками и эксплуатирующие грузовые автомобили и автобусы для собственных нужд. Если организация эксплуатирует только легковые автомобили для собственных нужд, то отметка о проведении предрейсового контроля техсостояния в путевом листе не проставляется.
90 комментариев
Согласно пункту 16 приказа:
6. Даты и время выпуска транспортного средства на линию и его возвращения, а также проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства проставляются должностным лицом, ответственным за техническое состояние и эксплуатацию транспортных средств, с отметкой «выпуск на линию разрешен» и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов.
В п.3 сказано что на Вашу организацию распространяются обязанности прописанные в статье 20 закона О БДД.
Статья 20 состоит из 3 пунктов. На Вашу организацию распространяются обязанности прописанные в пункте 1. В этом пункте нет обязанности проводить предрейсовый контроль ТС.
Расходы на приобретение ГСМ, связанных с обслуживанием перевозочного процесса, в бухучёте относятся к расходам по обычным видам деятельности (п. 7, 8 ПБУ 10/99). Для целей налогового учёта затраты на горючее признаются расходами при условии, что его приобретение обосновано и документально подтверждено (ст. 252 НК РФ). Как видим, организация должна иметь документы, подтверждающие производственную направленность затрат на ГСМ, так того требует и законодательство о бухучёте, и Налоговый кодекс.
Правомерно, т.к. любая перевозка без оформления путевого листа запрещена (ст.6 Устава автомобильного транспорта). Порядок оформления путевых листов утвержден Приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов».
Я ИП, сам за рулём своей машины, перевожу свой груз, нужен путевой лист?
Путевые листы – это первичные документы, унифицированные формы которых утверждены Постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 года № 78. В зависимости от вида транспортных средств применяются различные виды путевых листов: для легковых автомобилей; для специальных автомобилей; для легкового такси; для грузовых авто; для автобусов; для автобусов необщего пользования. Для контроля за движением выданных водителям документов и сдачей обработанных путевых листов в бухгалтерию применяется специализированный журнал учета по форме № 8.
Есть и другой способ применять собственную форму путевого листа. Для этого можно взять унифицированную форму, утвержденную постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78, и добавить в нее необходимую информацию, не удаляя и не изменяя ее реквизитов.
Организации и ИП, для которых автотранспортные перевозки не являются основным видом деятельности, могут выписывать путевые листы с произвольной периодичностью: на рейс или на смену. Для лиц, занимающихся регулярными автотранспортными перевозками, установлена обязанность выписывать путевые листы ежедневно, за исключением случаев, когда сотрудник направляется в командировку. Использовать транспортное средство без путевого листа категорически запрещается (п. 2 ст. 6 Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта от 08.11.2007 № 259-ФЗ).
Общие сведения о путевых листах
- наименование и номер;
- срок действия;
- информацию о собственнике транспортного средства, включая ОГРН (обязательный реквизит с 15.12.2023);
- данные о транспортном средстве, включая дату и время проведения предрейсового (или предсменного) техосмотра автомобиля;
- сведения о водителе;
- сведения о перевозке.
Путевой лист легкового автомобиля», утвержденная постановлением Госкомстата России от 28.11.97 N 78 по согласованию с Минфином России, Минэкономики России, Минтрансом России в составе комплекта унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте, распространяется на юридические лица всех форм собственности, осуществляющие деятельность по эксплуатации автотранспортных средств (грузовых, легковых, в том числе служебных автомобилей, специализированных и такси), и носит обязательный характер.
Согласно указаниям по применению и заполнению указанной формы, она является первичным документом по учету работы легкового автотранспорта и основанием для начисления заработной платы водителю. При этом путевой лист выдается только на один день или смену. На более длительный срок он выдается в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены).
Заполнение раздела «Движение горючего» производится в полном объеме по всем реквизитам, исходя из фактических затрат и показателей приборов. Соответственно и расходы на бензин списываются по кассовым чекам, талонам или другим документам на основании путевых листов, подтверждающих обоснованность пробега.
Не всем организациям подходят унифицированные бланки, кроме того, они не для всех обязательны. Поэтому юрлицо (или ИП) вправе разработать собственный вариант, в котором учесть все обязательные реквизиты и необходимые показатели. Применение собственного измененного бланка указывают в учетной политике организации, как это определено в пункте 4 ПБУ 1/2008. Не стоит забывать, что к первичным документам строгой отчетности применяют и правила, регламентированные статьей 9 федерального закона №402-ФЗ от 06.12.2011 о бухгалтерском учете.
Дополнительно с 2023 г. в путевках проставляются показания одометра при выезде автомобиля со стоянки и при заезде на стоянку в конце смены или дня. Об этом указано в пп. 3 п. 4 Приложения к приказу № 368. Кроме того, в новом приказе есть уточнения по поводу отметок о техосмотре автомобиля и медосмотре водителей до рейса и при возвращении.
Заполняем путевые листы в 2023 году: инструкция и образцы для бухгалтера
Путевые листы необходимы организациям для контроля за движением автотранспорта, расчета заработной платы водителям, фиксирования расхода ГСМ, начисления амортизации на автомобиль, учета общих затрат на транспорт. Кроме того, если водителя на служебном транспорте остановит для проверки документов инспектор ГИБДД, этот документ подтверждает:
Теперь вернемся к вопросу о директоре с путевым листом. Если вы скажете, что водителем является директор и это вас как то смущает, то я вам скажу, что нет такого закона где было бы написано, что если директор выполняет работу по профессии водителя, то есть работу по управлению служебным автомобилем, то он может не выполнять требований законодательства (даже если он арендован у него же).
Другого понимания, как например служебный автомобиль для личных целей, не предусмотрено. Это просто исключено. Поэтому любое транспортное средство приобретенное или взятое в аренду, будет рассматриваться налоговым органом (любым другим надзорным органом) как объект с помощью которого извлекают прибыль или оно необходимо для работы организации в целом (для служебных дел).
ВЫВОД:
А каким образом можно подтвердить, что автомобиль эксплуатируется для нужд организации? Правильно – Путевой лист. Потому что только в нем вы можете указать маршрут (наименование города, улицы, дома) куда ваш специалист (в нашем случае директор) ездил по служебным делам.
Также вы можете передать этот автомобиль в безвозмездное пользование поскольку этот человек является учредителем, для этого необходимо прописать в договоре безвозмездного пользования, что он пользуется автомобилем для решения каких либо производственных вопросов предприятия как учредитель. И это закрепить в приказе Учреждения (к примеру: предоставить в безвозм пользование, с целью выполнения следующих функций — перечислить формальные функции). В этом договоре вы тогда сможете прописать уже и ремонт и компенсация ГСМ за чей счет будут происходить.
Согласно ст. ст. 644-646, 648 ГК РФ арендатор в течение всего срока договора аренды транспортного средства без экипажа обязан поддерживать надлежащее состояние арендованного транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта. Арендатор своими силами осуществляет управление арендованным транспортным средством и его эксплуатацию, как коммерческую, так и техническую.
Если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства без экипажа, арендатор несет расходы на содержание арендованного транспортного средства, его страхование, включая страхование своей ответственности, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией.
Ответственность за вред, причиненный третьим лицам транспортным средством, его механизмами, устройствами, оборудованием, несет арендатор в соответствии с правилами главы 59 настоящего Кодекса (это при ДТП).
Добрый день. В вашей ситуации проще всего передать право управления на основании договора аренды. Для этого вам необходимо проверить полномочия руководителя в уставе (положении), можно ли это сделать или нет. Также необходимо, как писалось в предыдущих ответах, вписать его в полис ОСАГО.
- наименование и номер;
- срок действия;
- информацию о собственнике транспортного средства, включая ОГРН (обязательный реквизит с 15.12.2023);
- данные о транспортном средстве, включая дату и время проведения предрейсового (или предсменного) техосмотра автомобиля;
- сведения о водителе;
- сведения о перевозке.
Путевой лист — это первичный документ, который содержит информацию о работе водителя, технических характеристиках и пробеге транспортного средства, а также маршруте его следования. Помимо этого, путевой лист является основным документом для списания ГСМ и используется для обоснования признания расходов по ним в уменьшение налоговой базы организаций и ИП, работающих на ОСНО и УСН «доходы минус расходы».
Общие сведения о путевых листах
- наименование документа;
- дату составления;
- наименование организации или Ф. И. О. индивидуального предпринимателя, составивших документ;
- содержание операции, на основании которой составляется документ;
- отражение операции в денежном или натуральном выражении;
- указание лиц, ответственных за проведение операции;
- подписи ответственных лиц.
Старый и новый приказы довольно похожи, каждый из них рассказывает о том, как именно должен выглядеть путевой лист, необходимый автомобилям организаций. Однако новый приказ имеет несколько важных отличий, которые на практике приведут к тому, что всем организациям, эксплуатирующим транспорт, придется переделать форму путевого листа до 1 января 2023 года. Разберемся, что именно нужно указывать в новых путевых листах:
Новый раздел — сведения о перевозке
Ранее подпункт 2 требовал, чтобы в путевом листе указывался регистрационный номер транспортного средства. Однако троллейбусы и трамваи регистрационных номеров не имеют. В новой редакции в путевой лист допускается вносить инвентарный номер троллейбуса или трамвая. То есть номер, который указан на борту этого транспортного средства.
Информация о техническом контроле и выезде на линию
В данном пункте произошло довольно существенное изменение формулировки. Ранее в нем говорилось о том, что путевые листы требуются только в случае перевозок грузов, пассажиров и багажа. Новая редакция говорит о том, что путевые листы требуются на все транспортные средства юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. То есть может показаться, что путевые листы становятся обязательными для всех автомобилей, в том числе и для тех, которые не используются для перевозок (например, легковых).
Хотя, единый образец бланка путевого листа законодательно не установлен, требования к его заполнению существуют. Так порядок его оформления регламентируется 368 –ым Приказом Минтранса РФ от 11.09.2023 г. В соответствии с ним документ должен содержать информацию о:
1. Сроке его действия.
- Показания одометра при прибытии и убытии от заказчика;
- Маршруты следования;
- Принятие заказчиком выполнения;
- Тип и расход горючего;
- Тарификация результата работы;
- Наличие простоев.
Правила заполнения путевых листов.
- Руководителю организации, так как он отвечает за вывод транспорта на маршрут с соблюдением всех установленных норм;
- Бухгалтеру, поскольку, он ведет бухгалтерский учет;
- Кадровику для составления табелей рабочего времени;
- Лицу, управляющему ТС, чтобы отчитаться о проделанной работе;
- Механику компании, так как он ответственен за исправное состояние узлов и агрегатов авто;
- Медперсоналу в связи с тем, что оценивает здоровье водителей и допускает их к выполнению обязанностей, ставя соответствующую отметку в бланке путевого листа.
Путевые листы — документы, которые оформляют водители. В них указывают информацию о поездке: название компании, транспортное средство, маршрут. В статье расскажем, зачем оформляют путевые листы, кто рискует штрафами и какие требования закона актуальны в 2023 году.
Справочная / Бизнес‑будни
— Если водители пользуются транспортом посменно, оформляйте путевые листы на каждого. В путевом листе первого водителя укажите показания одометра при выезде. В путевом листе последнего водителя — показания одометра при его возврате.
Сдавайте отчётность в три клика
- Включите в бланк обязательные реквизиты: наименование и номер документа, период действия, владелец транспортного средства, информация о транспорте, сведения о водителе, данные о топливе, показания одометра и маршрут следования.
- Добавьте реквизиты, которые помогут контролировать водителей или рассчитывать зарплату.
- Утвердите бланк приказом. Если вы ООО — зафиксируйте в учётной политике.
