Предотвращение хищений на складе
Содержание
Суммы ущерба не особенно зависят от вида хранимого груза. Более дорогой товар обычно подлежит более сильному контролю над сохранностью, а дешёвый имеет больший оборот. Таким образом, сохраняется баланс частых хищений более дешёвых товаров и редких краж дорогих грузов.
Постараемся рассказать о наиболее распространённых методах воровства на складах, а также принципах контроля над товарными ценностями с целью сокращения объёмов хищений. В наше время полностью исключить факт воровства нереально, даже если удалить человеческий фактор. Более того, всегда найдутся «умельцы», способные взломать или найти лазейки для воровства в любой самой совершенной, полностью автоматизированной системе безопасности. Именно потому каждый управляющий складом всегда должен быть впереди прогресса технологий осуществления хищений.
Воровство, как явление, появилось ещё на заре времён и искоренить его пока что не удаётся. Добиться его отсутствия реально лишь значительно усилив превентивные меры безопасности. Складской комплекс – это объект, постоянно искушающий совесть нечистых на руку работников.
Для предотвращения воровства существует много подразделений, входящих в кадровую структуру склада. Все, начиная с охраны и заканчивая сотрудниками по подбору кадров, заинтересованы в отсутствии фактов хищений, потому каждое подразделение разрабатывает собственный комплекс мер. Статистика утверждает, что более 90% хищений происходит на территории склада и при участии его сотрудников. Именно это и является основной сложностью борьбы.
- малая заработная плата (задержки зарплаты, невыплаты);
- нехватка средств на существование;
- обида на руководителя, отдел, компанию;
- зависимость от алкоголя, наркотиков и азартных игр;
- психологические отклонения;
- дурная привычка;
- отсутствие норм морали и силы воли;
- несовершенная система хранения на складе.
При отсутствии контроля над данными операциями, излишнем доверии главному бухгалтеру возможно неоправданное кредитование поставщиков и подрядчиков, что наносит прямой ущерб предприятию. Поэтому следует быть предельно внимательным при акцептовании счетов поставщиков, подрядчиков. При проверке операций с поставщиками и подрядчиками руководитель сверяет суммы оплаченных платежных поручений с суммами соответствующих им счетов, накладных, договоров и других первичных документов, при этом форма расчетов должна соответствовать форме, определенной в договоре. Кроме того, сверяются основания на перечисление средств, количество товара или объемы работ, услуг, отраженные в платежных, первичных документах. При несоответствии товаров, работ по количеству, качеству проверяются акты. Так как данный учет ведется по каждому предъявленному счету, а при расчетах плановыми платежами -по каждому поставщику и подрядчику, то по бухгалтерским регистрам можно судить о задолженности конкретно каждому поставщику, подрядчику. В случае отсутствия контроля над операциями с заработной платой могут быть случай завышения начисленных сумм выплаты подставным лицам, а также возможны злоупотребления при выдаче денег. Их можно предотвратить, если сверять основания с начисленными суммами, подписывать ведомость к оплате после полного ее заполнения с указанием общего итога выплачиваемых средств.
На складах бывают хищения товаров, возникающие при их распаковке и упаковке. Кроме того, хищения целых грузовых мест могут быть при доставке груза от поставщика и от перевозчика. Возможны хищения товаров на складе прямо из ячеек в расчете на то, что при большом количестве товаров недостачу обнаружат не скоро. В результате возникают недостачи, по поводу которых долго разбираются между собой поставщики и получатели.
В случае коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации проводятся при смене руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллектива (бригады) более пятидесяти процентов его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады).
Большая часть расчетов между предприятиями осуществляется безналичным путем, и контроль их необходим, так как злоупотребления возможны и в этой области. Наиболее распространенным из них является краткосрочное кредитование посторонних предприятий за вознаграждение, например бухгалтеру. Кроме того, возможны перечисления денег не по назначению или даже в оплату личных нужд или на счета в Сбербанк (или другие банки) подставных лиц. Во избежание этого бланки платежных поручений необходимо подписывать после их заполнения и проверки оснований на перечисление денег.
В большинстве случаев со склада ничего просто так не пропадает; для хищений нужен помощник, имеющий необходимые полномочия. Поэтому кроме подписи кладовщика на приходных и расходных документах должна быть подпись бухгалтера. Комплектовать заказы к отгрузке не должны сотрудники, занимающиеся приемкой товара.
Предотвращение складского воровства
Мы постараемся описать наиболее распространенные схемы воровства на площадках, предоставляющих складские логистические услуги и способы контроля над товарными ценностями с целью уменьшения объемов хищения. В современном мире полностью искоренить воровство невозможно, даже если убрать вездесущий человеческий фактор. К тому же, всегда найдутся «умельцы», которые сумеют взломать самую совершенную, полностью автоматизированную систему безопасности или, как минимум, найти в ней лазейки для воровства. Поэтому, каждый управляющий, который отвечает за склад хранения продукции, должен быть на шаг впереди прогресса технологий осуществления краж.
Воровство, как явление, возникло давно, и искоренить его не удалось никому. А если верить классику, то добиться этого, можно лишь значительно усилив превентивные меры обеспечения безопасности. Складской логистический комплекс – объект, который всегда будет искушать совесть нечестных работников.
В борьбе с воровством задействованы много подразделений, входящих в склад хранения продукции. Все, начиная от службы охраны, заканчивая менеджером по подбору кадров, заинтересованы в отсутствии фактов краж, поэтому каждое подразделение прорабатывает свой комплекс мероприятий. Статистика неумолима, и она говорит о том, что более 90% краж происходит именно на территории склада и при участии обслуживающего персонала. В этом и заключается основная сложность борьбы.
Преступник может быть один или в сговоре с сотрудниками склада. Способов хищения в одиночку немного и они достаточно просты. Такой преступник берет лишь то, что «плохо лежит». И это могут быть продукты, фармацевтические препараты, обувь, одежда и так далее. Каждая компания, которая предоставляет складское хранение товаров, определяет какой-то процент естественной убыли, который принимается, как неизбежные потери. Этим и пользуется вор-одиночка. Он доброкачественно выполняет свои прямые обязанности, а все унесенное прикрывает легальными товарными недостачами. Такой работник подменит товар на выдаче, или вообще не доложит и подставит контролера. Для выноса продукции преступник идет на всевозможные ухищрения: нашивает потайные карманы на куртке, кладет вещи в обувь, в пачку из-под сигарет, корпус мобильного телефона, дабы обойти досмотр. Хищения, совершенные в сговоре, часто имеют более сложную организацию и технологичность исполнения. В сговоре могут быть водители, экспедиторы, охрана, приемщик товара.
- невысокая заработная плата (не доплачивают);
- не хватает средств на существование;
- привычка;
- зависимость от спиртных напитков, наркотиков и азартных игр;
- психологическая неуравновешенность;
- недостаточно развита нравственность и сила воли;
- закралась обида на руководителя, фирму, отдел;
- несовершенная система хранения на складе.
Допустим, если склад ведет контроль над перемещением грузов по штрих-коду, недобросовестные работники могут просто менять этикетки. Служба охраны, отвечающая за хранение товара, при выдаче не проверяет штрихкоды, а только пересчитывает коробки. В этом случае, кладовщик может подменить этикетки. В итоге дорогой товар украден, а более дешевый покрывается вычетами материальной безответственности за недобросовестные складские услуги.
Предотвращение хищений на складе
Хищения и кражи, к сожалению, постоянные спутники любого склада. Это общая головная боль и управляющего складом, и руководства службы безопасности, и специалистов по подбору кадров, и бухгалтеров, отвечающих за учет. Известно много попыток раз и навсегда покончить с воровством на складах с применением самых разных методов и способов, но, к сожалению, ни один из них не дает стопроцентного результата. Даже если обнести весь склад высоким забором с колючей проволокой и обеспечить полный досмотр персонала. Ведь основная проблема, которая не позволяет раз и навсегда покончить с воровством и хищениями, заключается в том, что в 95% случаев преступником, совершающим кражу, является работник фирмы в процессе своей трудовой деятельности. И лишь малые 5% хищений остаются на долю тех, кто проникает в склад, когда там никого нет. То есть воруют в основном «изнутри».
На складах, где работа с товаром проводится по бумажной технологии, т.е. все задания на перемещение товара и его набор сотрудники получают в печатном виде внутрискладского документа, возможно изготовление расхитителями поддельных накладных, которые они сами «рисуют» при помощи компьютера, текстового редактора и программы рисования. Товар вывозится по поддельной накладной, происхождение которой потом невозможно объяснить.
В качестве дополнительных средств могут применяться контактные датчики, срабатывающие в случае несанкционируемого снятия товара с места хранения, специальные средства маркирующие расхитителя несмываемой краской в случае попытки проникновения внутрь короба или паллеты.
Оператор погрузочной техники получает задание на вывоз товара в зону контроля. По факту в зону контроля вывозится товара больше, чем указано в документе на перемещение. Контролер просчитывает товар и «не замечает» излишка. Экспедитор принимает товар «по правильному счету» и вывозит излишки. В зависимости от технологии работы склада в схему могут быть вовлечены сотрудники отдела охраны, контролирующие загрузку автотранспорта и кладовщик зоны хранения товара. Описанная схема является базовой и варьируется в зависимости от изобретательности и криминального таланта исполнителей.
- Товар вывозится со склада, в пустой таре, или с отходами.
- Товар прячется в технических помещениях, межкоммуникационных пространствах, а впоследствии, разными способами выносится с территории склада, зачастую уже после списания.
- Блуждающая паллета (или коробка). Товар, который планируют похить тайно переставляют «мимо» учетной системы с надлежащего места хранения на любое другое свободное. В случае , если WMS дает задание на размещение на таком месте нового товара, то оператор погрузочно-разгрузочной техники или кладовщик, участвующие в схеме хищения, снова переставляют укрываемый товар на свободное место. В удобный момент товар вывозится со склада, чаще всего по схеме добавления этого короба к партии товара, «своего» экспедитора.
- Мелкий но ценный товар, укрывается в более крупногабаритном., так называемая «матрешка».
Это далеко не полный список способов совершения кражи со склада, который, увы, может продолжить каждый читатель статьи , имеющий опыт работы на складе. К сожалению, сколько не описывай способов воровства и хищений, вс е равно изобретаются новые. Согласитесь, что гораздо важнее пресечь саму возможность совершения преступления или , как минимум, затруднить действия расхитителей.
6 самых распространенных способов хищения со склада, и 9 лучших способов предотвращения
Компания Интемс за 9 лет работы на рынке внедрила не один десяток систем безопасности на крупных складских комплексах, как уже работающих, так и новых только сдаваемых в эксплуатацию.
Работа на над каждым проектом начиналась с обсуждения способов хищений уже попадавших в поле зрения службы безопасности, так и прогнозирования возможных способов хищений которые пока не были выявлены. Далее мы предлагали проект техническими средствами которого возможно было либо полностью избежать любо минимизировать возможные хищения в основном это были системы видеонаблюдения, контроля доступа, системы охранных сигнализаций.
Но конечно только техническими средствами не обойтись, для полноценной борьбы со всеми способами и средствами хищений нужен комплекс административно организационных мероприятий и средств контроля.
В результате этих обсуждений на свет появился чек лист всевозможных способов хищений через который мы «прогоняем» все проекты для крупных складов.
1. Прямой вынос
Самый простой и прямолинейный способ хищения — вынос любого вида товара со склада напрямую через охрану. Наверное, этот способ самый нераспространенный и самый неинтересный в финансовом плане, потому что пронести товар достаточно трудно, если не привлекать к этому сотрудников охраны. Таким способом можно вынести какие-либо единичные мелкие вещи, например, сим-карту телефона. Вообще говоря, актуальность этого способа хищения очень зависит от специфики компании и товара. Например, если большую часть ассортимента составляет электроника, то эффективным способом защиты может служить рамка металлодетектора. Причем, помимо контрольной функции, она может выполнять функцию профилактическую. А, скажем, в фармацевтической компании контрольные средства и методы могут быть иными. Но о способах контроля и предотвращения поговорим позже.
2. Вынос в сговоре с охраной
Второй, достаточно распространенный способ хищения – вынос товара в сговоре с охраной. К недостаткам этого метода можно отнести практически безграничные возможности по объему хищения. Многие склады работают круглосуточно, при этом в ночную смену, как правило, контроль осуществляется слабее за счет уменьшения количества персонала, поэтому теоретически в сговоре с охраной возможно вынести и даже вывезти со склада очень большое количество продукции.
Кроме того, если технические средства охраны имеют явные «дыры», а таких систем спроектированных «горе» специалистами мы видели немало, охрана имеет «отличные» возможности по сокрытию следов правонарушения – корректирование записей видеонаблюдения, отключение сигнализации, СКУД и т.п. Выше перечисленные причины делают этот способ очень популярным у злоумышленников.
Бороться с такими хищениями достаточно сложно и путь здесь один – система видеонаблюдения без слепых зон, архив рассчитанный на длительный срок хранения и отсутствие доступа у охранников к архиву видеозаписей, ну и конечно не менее важны кропотливая работа по взаимодействию с охранной организацией: внимательное отношение к подбору сотрудников, интенсивный контроль, периодические провокации.
Довольно эффективным в этом смысле может оказаться небольшое штатное подразделение безопасности на складе, осуществляющее контрольно-наблюдательные функции – своего рода «люди в штатском», работающие сутки через трое, обладающие наиболее полной и достоверной информацией о положении дел. Эти же сотрудники осуществляют подготовку провокаций охранников.
На большом складе может работать, скажем, 300 человек в смену, среди которых формируются доверенные лица, которые по заданию сотрудников безопасности провоцируют охранников на предмет выноса продукции. Если сотрудник поддается на провокацию, то осуществляется его увольнение.
При этом проводится профилактическая работа со всеми остальными, инцидент предается широкой огласке. Это очень важный момент, поскольку оставшиеся сотрудники мотивируются на стойкость к провокациям и сотрудничество с отделом безопасности, происходит своеобразна селекция таких сотрудников.
Случаи сговора с охраной в различных компаниях встречаются довольно часто, поскольку охранники – обычные люди со своими потребностями, получающие невысокую зарплату. Вообще, если мы говорим о физической охране, необходимо отметить еще один момент. Глобальная задача охраны – это охрана общественного порядка и большая ошибка – нагружать охрану функциями товарного контроля, пересчета выдаваемой продукции и т.п. Это неэффективно, поскольку охранник не обладает достаточной квалификацией для идентификации товара.
3. Маскируемый вынос
Еще один достаточно распространенный вид хищений – хищения через вывоз мусора. На больших складах скапливается большое количество упаковочных коробок и другого мусора, который находится в определенном месте и вывозится с территории склада в определенное время.
Достаточно спрятать в этих мусорных залежах нужный товар, а после смены заглянуть на свалку. Для борьбы с этим способом хищения существует один простой, но достаточно эффективный метод. Поскольку 90 % мусора – это картонные упаковки, их достаточно легко прессовать. Мусор сжимается специальным прессом таким образом, что сохранить в нем товар практически невозможно.
Другая возможность замаскировать пересечение товаром границы склада – это вывоз его внутри другой продукции. Например, на больших складах, где хранится все, от шурупа до мебели, не составляет труда положить, скажем, дорогой мобильный телефон в ящик заказанного стола. Стол вывозится клиенту, а по пути водитель или экспедитор забирает похищенное. Этот способ довольно прост для злоумышленника, поскольку при контроле продукция не вскрывается, да и непросто это сделать, особенно если конструкция сложная. Универсального рецепта борьбы с такими хищениями нет, все зависит от конкретных условий на конкретном складе, ассортимента, режима работы и т.п. Неплохо может сработать зонирование склада – разделение на участки по категориям товара с запретом выхода сотрудников на «чужую» территорию.
Еще один способ – смена упаковки, то есть вывоз товара в упаковке аналогичного по размерам, но более дешевого товара. Этот способ предусматривает сговор складского работника с клиентом. Например, берется коробка от недорогого ноутбука, стоимостью 15 тыс. руб. В эту коробку вкладывается ноутбук аналогичного размера, но стоящий уже 80 тысяч. Таким образом, заказчик получает дорогой товар за маленькую цену. Этот способ довольно редко встречается, поскольку один из стандартных элементов контроля – периодическая инвентаризация дорогих высоко рисковых позиций. Эти товары пересчитываются несколько раз в неделю, что позволяет быстро обнаружить и среагировать на хищение.
4. Неадекватная уценка
Есть особый вид хищения, который нельзя кардинально минимизировать, поскольку трудно найти объективные критерии оценки. Это преднамеренное занижение цены при уценке некондиционного товара.
В данной процедуре все зависит от субъективного мнения специалиста, который проводит эту уценку. Поэтому доказать умысел очень сложно. Между тем такой умысел может быть. Например, при слегка поврежденной упаковке, не повлиявшей на товарные качества изделия, делается максимальная уценка, скажем, в 50 %, после чего данный товар приобретается аффилированной с менеджером организацией и впоследствии реализуется с максимальной прибылью. Каким-то образом можно снизить риск, попытавшись автоматизировать процесс уценки, но до конца исключить человеческий фактор из этого процесса невозможно.
5. Хищения возвратов
Довольно много товара возвращается на склад обратно из розничных точек. Это и товар, который плохо продается или не продается совсем и товар с закрывающихся торговых точек и товар, предназначенный для уценки. Поскольку такие поставки являются, если можно так выразиться, внеплановыми, склад из-за загруженности может перманентно откладывать «в долгий ящик» приемку такого товара. Процесс может затянуться на несколько месяцев. В итоге при вскрытии и пересчете может оказаться, что половина позиций, указанных в накладной, отсутствует. При этом, из-за давности срока трудно установить, где был похищен товар – видеозаписи нет, точка расформирована, сотрудники уволились и т.п. Предотвратить такое хищение можно только одним способом – волевым решением обязать склад принимать возвратные позиции в короткий срок, например 3 дня.
Выше перечислены основные способы хищения товара с территории склада. Существует, конечно, еще множество мелких, локальных способов, но, из-за низкого потенциального ущерба от этих способов, их можно не принимать во внимание. В целом, если периметр склада надежно защищен, ЧОО предоставляет качественную охрану, то вынос товара со склада становится для злоумышленника задачей почти невыполнимой.
6. Хищения при перевозке товара
В цепочке движения товара транспортная логистика занимает особое место. Это самое уязвимое звено. Если абстрагироваться от того, каким образом перевозит компания товар – силами своего транспортного подразделения или привлекая внешнюю транспортную компанию, можно сказать что риск хищений при перевозке и итоговые потери огромны. Другое дело, что нести эти потери будет, в зависимости от условий, сама торговая компания, транспортная компания, либо страховая компания.
Самый действенный способ минимизировать риски хищений при перевозке товара для торговых компаний – передать весь блок транспортной логистики на аутсорсинг.
Риски хищений от этого не снизятся, конечно, однако они перейдут на плечи транспортных и страховых компаний.
А что делать если перевозки невозможно передать на аутсорсинг, конечно средства технического контроля и здесь позволят минимизировать риск, в первую очередь за счет внедрения видеонаблюдения в автомобиле.
Самые эффективные средства защиты от воровства
Как было отмечено выше, во многом способы и средства хищений зависят от условий, в которых находится конкретная компания, поэтому и подходы к предотвращению потерь индивидуальны для каждой организации. Однако можно выделить несколько основных, общих для всех, инструментов, которые могут помочь снизить риски хищений.
1. Видеонаблюдение
Сегодня видеонаблюдение – непременный атрибут системы безопасности любого склада и его необходимость не подлежит обсуждению.
Система видеонаблюдения может быть любой, главный критерий – максимальная емкость архива видеозаписей
2. Охранное предприятие
Безусловно, наличие охранного предприятия на складе обеспечивает необходимый уровень безопасности и способствует значительному снижению уровня хищений.
Технические средства контроля
Важную функцию контроля выполняет рамочный металлодетектор в комплекте с ручными металлодетекторами. Конечно, все зависит от специфики компании и товара, но если в большинстве товарных позиций присутствует метал, то металлодетектор – незаменимая вещь.
В качестве дополнительного средства контроля и профилактики можно использовать большую ультрафиолетовую (УФ) лампу. Товары из рисковой группы (внутри упаковки) обрабатываются составом, светящимся в УФ-лучах, и если при облучении ультрафиолетом на руках у сотрудников, не имеющих к этому товару никакого отношения, обнаруживается свечение, то можно делать соответствующие выводы.
3. Системы контроля доступа (СКУД)
Установка на все двери системы контроля доступа с присвоением уровня и времени доступа каждому из сотрудников позволит физически не допустить несанкционированных перемещений. Так же следует помнить что установка СКУД это не только оборудование дверей, но и перекрытие любых проходов с помощью турникетов в первую очередь полноростовых.
4. Система зонирования
Уже упоминавшаяся система зонирования участков склада может значительно снизить риски хищений. Для эффективной работы системы зонирования целесообразно разбить зоны по цветам и выдать сотрудникам спецодежду соответствующего цвета.
Особенно высокой эффективности удается достичь совмещением системы контроля доступа и системы зонирования.
5. Спецодежда
Одно из правил, касающихся персонала на больших складах – спецодежда без металлических предметов. Сотрудники оставляют все предметы, содержащие металл, в ячейке, перед входом на территорию склада, что позволяет с большей эффективностью проводить контроль при помощи металлодетектора на выходе.
6. Видеоконтроль сборки заказов
Видеонаблюдение над столами сборки заказов в привязке к автоматизированной системе складского учета.
7. Проверки персонала
На складах работают не самые материально обеспеченные люди, поэтому проверки перед поступлением на работу играют ключевую роль. Может оказаться полезным применение аутстаффинга, когда сотрудники, работающие на складе, являются сотрудниками сторонней фирмы, но выполняют ваши распоряжения.
При этом риски, разумеется, не уменьшаются, однако, снижаются затраты, как финансовые, так и процессные по управлению персоналом.
8. Система мотивации
Коллективную, либо бригадную материальную ответственность можно отнести к системе мотивации. Пожалуй, на складе сложно внедрить систему поощрительной мотивации, а вот демотивационная программа работает эффективно. Введение материальной ответственности дисциплинирует сотрудников и способствует снижению уровня хищений.
9. Инвентаризация
Инвентаризация – очень важный инструмент. На больших складах провести полную инвентаризацию практически невозможно. Поэтому делается выборочная инвентаризация риск-ориентированных товаров. Такую инвентаризацию проводят специализированные инвентаризационные группы складов либо внешние инвентаризаторы.
Подводя итоги, можно сделать вывод о том, что риски хищений на современных складах высоки, но эффективно минимизировать эти риски можно и нужно. Для этого нужно всего лишь инвестировать в безопасность, и дивиденды не заставят себя ждать.
Систем предотвращения хищений со склада
Очень часто со склада может что-то пропасть только при помощи лица, имеющего соответствующие полномочия.
Поэтому на приходно-расходной документации должны стоять подписи и кладовщика, и бухгалтера, а заниматься комплектацией заказов не должны работники, которые принимают товар.
Если склад работает не круглосуточно, то на ночное время более рационально устанавливать тандем видеокамеры и датчика движения, дабы не расходовать электроэнергию и ресурсы компьютера. При этом видеокамера будет включаться каждый раз, как только на складе произойдет какое либо движение.
Датчиков движения на сегодняшний момент на рынке превеликое множество, инфракрасные, ультразвуковые, микроволновые и т.д.
Такие камеры создают ощущение непрерывного контроля и усиливают психологический барьер, препятствующий совершению кражи. При этом, даже если сотрудники знают что больше половины камер – муляжи, то мысль что «именно эта камера» настоящая – все равно не будет покидать работника, а, следовательно, страх будет сковывать его намеренья.
Данный учет проводится по каждому предъявленному счету, при перечислении плановых платежей – по каждому поставщику и подрядчику, поэтому по бухгалтерским регистрам возможно судить о задолженностях конкретных организаций. Если руководитель не контролирует начисление зарплаты, то возможно завышение выплат, перечисление денег подставным лицам или злоупотребления при выдаче денег. С этими нарушениями легко справиться, если сверять основания с начисленными суммами и подписывать ведомость после ее заполнения и указания итога выплачиваемых сумм.
Таким образом, уровень краж и хищений значительно уменьшается, если снизить саму возможность воровства за счет четко прописанных и, что самое главное, четко исполняемых технологий работы склада с материальными ценностями, а также дать понять человеку, что о его преступлении все равно узнают, и он понесет неотвратимое и заслуженное наказание. Многие руководители считают, что не столько важна проблема воровства, сколько система компенсации ущерба компании за утраченные ценности. В основу логики таких руководителей положен тезис о «самоликвидации» воровства при введении материальной ответственности работников склада за выявленные утраты материальных ценностей, т.е.
Почти все операции совершаются посредством безналичной оплаты и также нуждаются в контроле. Например, бухгалтер за незаконное вознаграждение может провести краткосрочное кредитование других компаний или перечислить суммы не по назначению (в оплату личных нужд, на подставные счета и т.п.). Чтобы этого не допустить, следует подписывать только заполненные платежные поручения и проверять, на что именно перечисляются средства.
Очень часто со склада может что-то пропасть только при помощи лица, имеющего соответствующие полномочия. Поэтому на приходно-расходной документации должны стоять подписи и кладовщика, и бухгалтера, а заниматься комплектацией заказов не должны работники, которые принимают товар.
Если вышеперечисленные операции не проверяются, а главному бухгалтеру оказывается чрезмерное доверие, то компания может столкнуться с неоправданным кредитованием подрядчиков и поставщиков. Чтобы избежать этого, следует контролировать операции с поставщиками и подрядчиками, проверять соответствие сумм оплаченных платежных поручений с суммами соответствующих им первичных документов и следить, чтобы форма расчета совпадала с указанной в договоре. Также надо следить за основаниями на перечисление денег, количеством продукции, объемом предоставленных услуг и работ, отраженных в документации. При выявленном несоответствии надо проверять акты. Данный учет проводится по каждому предъявленному счету, при перечислении плановых платежей – по каждому поставщику и подрядчику, поэтому по бухгалтерским регистрам возможно судить о задолженностях конкретных организаций. Если руководитель не контролирует начисление зарплаты, то возможно завышение выплат, перечисление денег подставным лицам или злоупотребления при выдаче денег. С этими нарушениями легко справиться, если сверять основания с начисленными суммами и подписывать ведомость после ее заполнения и указания итога выплачиваемых сумм.
Чтобы избежать воровства, надо внедрить грамотную процедуру по списанию продукции и оценки ее денежной стоимости. Контроль движения материалов следует начинать с проверки цены, указанной в сопутствующей документации (чеках, счетах, актах-справках, накладных на внутреннее помещение, приходных ордерах и прочих). Если материалы выбывают с учета (отпускаются в производство, отгружаются на сторону для переработки, продаются), надо сверить суммы в карточках (при соответствующих расходах) с суммами в документации на расход материалов (расходных накладных) или с суммами, которые отражаются в отчете о выпуске продукции или проведении работ. Утверждая отчеты, нужно помнить, что они позволяют списать материалы, поэтому следует проверить соответствие их расходования с действующими в компании нормами. Также стоит сверить количество продукции и ее отражение в денежной оценке, соответствие стоимости.
Надо проверять выписки с расчетного счета предприятия – сверять даты выписок, определять, все ли они представлены в наличии (на каждой выписке находится и ее дата, и предыдущая). Также нужно сверять, что суммы остатков на начало дня последующей выписки совпадают с суммой на конец дня предыдущей (должна быть непрерывная цепочка перечислений). Следует проверять оправдательную документацию и смотреть, чтобы отраженные там суммы соответствовали суммам выписок. Проверяя операции по расчетному счету, надо смотреть книги учета платежных поручений – сводные документы должны соответствовать первичным (реквизитам, суммам). Также должны присутствовать основания, которые отражаются в платежной документации (счета, накладные, акты, договоры), а их суммы должны совпадать с перечисленными или полученными деньгами. Контролироваться должны чеки, если расчеты производятся ими, и прилагаемые к ним оправдательные первичные документы. Сальдо на расчетном счете на конец отчетного периода должно совпадать с суммой, отраженной на счете по банковской выписке на эту дату. Также должны совпадать дебетовые и кредитовые обороты (они показаны в активе баланса по строке «Расчетный счет»).
Кроме этого важно создать другие условия, противодействующие любым видам хищений на предприятии. Так, для предупреждения хищений малоценных и быстроизнашивающихся предметов (МБП), противоправного их списания как израсходованных материалов на производстве необходимо контролировать соблюдение норм их расходования, акты их списания визировать лишь после оценки правильности составления заключений инвентаризационной комиссии.
В процессе деятельности по распаковке и упаковыванию в складском помещении товаров случаются их расхищения, а также в момент поставки груза перевозчику либо от перевозчика могут похитить целые грузовые места. Указанные хищения чаще всего принимают за недостачу, что приводит к длительному спору между приобретателем товара и его поставщиками.
Списанные по негодности к применению и подлежащие уничтожению товары могут незаконно обогатить определенных лиц. С целью предупреждения таких правонарушений на предприятии формируется инвентаризационная комиссия, в функциональные обязанности которой включают не только процесс инвентаризации, но и установление стоимостной оценки ликвидируемых материалов, а также желательность их уничтожения. При визировании актов о ликвидации товара, обязательно оценивается заключение инвентаризационной комиссии, договора по которым приобретался данный товар, иная документация на данный товар. Следует установить за данной деятельностью текущий контроль, в том числе и за ведением учета списанного товара.
Каждый выставленный счет включается в общий учет, а в случае применения плановых платежей учет ведется обособленно по всем подрядчикам и поставщикам, что дает возможность выявления невыполненных денежных обязательств посредством анализа бухгалтерских регистров.
Игнорирование проведение мониторинга транзакций по зарплате может привести к необоснованному повышению сумм для выплат, перечисление денег подставным лицам, иным финансовым правонарушениям. Для недопущения таких нарушений следует проверять основания начисления зарплаты, визировать ведомость для выплат только при полном её заполнении и указании итоговой суммы.
17 мая 2023 semeiadvo 79